Ce qu’un test utilisateur nous a appris sur la traçabilité en établissement de santé
Résultats, erreurs fréquentes et bénéfices inattendus
La traçabilité des prestations d’hygiène est aujourd’hui une exigence incontournable dans les établissements de santé : hôpitaux, EMS, cliniques, centres médico-sociaux. Elle est à la fois un levier de qualité, de sécurité, de conformité… et de confiance avec les soignants, les usagers, les familles et les autorités.
Mais comment cette traçabilité fonctionne-t-elle réellement sur le terrain ?
Que se passe-t-il quand on teste une solution numérique avec les équipes ?
Chez DNT Lab, nous avons accompagné un établissement médico-social dans un test terrain de 30 jours, avec une équipe d’agents, de responsables hygiène et de soignants. Voici ce que nous avons appris.
Le contexte du test
- Type d’établissement : EMS (Établissement Médico-Social) de 80 lits en Suisse romande
- Service concerné : hygiène des chambres, parties communes, sanitaires, zones sensibles
- Objectif : tester une solution simple de traçabilité numérique, sans changer les pratiques métiers de fond
- Solution testée : borne connectée + QR code + appli mobile simple pour les agents
Ce qui a bien fonctionné
Visibilité immédiate du travail effectué
Chaque zone nettoyée était validée via un scan QR code ou une action sur borne tactile. Résultat :
- Fini les feuilles volantes ou les grilles papier peu relues
- Affichage en temps réel dans un tableau de bord simple
- Agents valorisés : “on voit ce qu’on fait, on peut le montrer”
Fluidité dans les échanges hygiène ↔ soins
La traçabilité numérique a permis de désamorcer les tensions fréquentes :
- “Ce n’a pas été nettoyé” → preuve immédiate du passage
- “C’était prévu à 14h” → planning visible et mis à jour
- Meilleure confiance dans les équipes
Moins de micro-gestion, plus d’autonomie
Les responsables hygiène ont pu suivre la situation en un coup d’œil, sans devoir appeler, vérifier, courir partout.
-Gain de temps, moins de stress, et responsabilisation des agents.
Ce qui a posé problème au début
Crainte initiale des agents : “on nous surveille”
Le mot “traçabilité” a été mal perçu au début. Certains agents ont eu peur d’être “fliqués”, notés, sanctionnés.
Leçon : il faut expliquer le “pourquoi”, rassurer, montrer que l’outil est un appui, pas un piège.
Un atelier participatif en début de test a changé la donne.
Petits bugs techniques et erreurs d’usage
Certains QR codes mal fixés, des oublis de validation, ou des scans en double.
Leçon : prévoir une phase de rodage, des rappels simples (affiches), et un accompagnement réactif.
Trop d’indicateurs tue l’indicateur
Le premier tableau de bord était trop dense. Le personnel terrain n’avait pas besoin de 15 KPI, mais de 3 infos claires.
Leçon : penser une interface épurée, lisible, utile au quotidien.
Les bénéfices inattendus
Regain de fierté des équipes
Des agents ont commencé à suivre leur propre performance, à afficher les scores ou à comparer les temps de passage.
Effet positif sur la motivation, l’estime, et même les discussions d’équipe.
Une meilleure capacité à justifier les prestations
L’EMS a pu produire un rapport synthétique pour l’audit sanitaire cantonal : simple, crédible, daté.
Gain de crédibilité et de temps administratif.
Une prise de conscience sur les flux
Le test a révélé que certaines zones étaient sur-nettoyées, d’autres sous-traitées.
Résultat : ajustement du plan de nettoyage et gain de 4h/semaine.
Conclusion : la traçabilité n’est pas une fin en soi… mais un outil de valorisation
Ce test utilisateur nous a montré que la traçabilité numérique, lorsqu’elle est bien accompagnée, peut :
- Améliorer la qualité perçue par les soignants et la direction
- Valoriser les équipes au lieu de les infantiliser
- Apporter de vraies données terrain pour mieux décider
Mais elle ne peut réussir que si elle est :
- Co-construite avec les agents
- Simplicité d’abord, complexité plus tard
- Présentée comme un outil de valorisation, pas de contrôle
Et maintenant ?
DNT Lab poursuit l’expérimentation sur d’autres sites (EMS, hôpitaux, établissements scolaires).
Nous cherchons des partenaires pour co-tester des outils et publier des retours terrain 100 % concrets.
Vous souhaitez organiser un test ou partager votre propre expérience de traçabilité ?
Contactez notre équipe ! Ensemble, rendez visibles les métiers qui nous protègent.
