La transformation numérique arrive au plus près du terrain

Pendant longtemps, les projets informatiques des établissements de santé ont principalement concerné la gestion administrative, les dossiers patients et les infrastructures.

Aujourd’hui, les besoins de digitalisation s’étendent également aux équipes d’hébergement, de restauration, de maintenance, de logistique et de services techniques.

Ces professionnels interviennent dans des environnements variés : chambres, sanitaires, cuisines, locaux techniques, espaces communs ou bâtiments répartis sur plusieurs sites.

Leurs activités nécessitent des outils simples, accessibles et adaptés à la mobilité.

La traçabilité des prestations devient un outil de qualité

Dans les établissements de santé, les prestations d’hygiène et de nettoyage occupent une place essentielle.

Leur organisation implique des fréquences d’intervention, des protocoles, des consignes et des responsabilités qui peuvent varier selon les espaces.

Les outils numériques permettent de structurer ces activités et de faciliter leur suivi.

Des applications concrètes

Cette traçabilité peut aider les responsables à vérifier l’exécution des prestations, à analyser les écarts et à adapter l’organisation.

Elle ne remplace toutefois ni les protocoles professionnels ni l’observation directe des pratiques sur le terrain.

Le QR code facilite l’accès aux informations

Le QR code représente une technologie simple pouvant être utilisée dans différents environnements hospitaliers et médico-sociaux.

Placé sur un équipement, un chariot, une chambre ou un local technique, il peut donner accès à une interface adaptée à l’activité concernée.

Dans certains contextes, les technologies NFC peuvent compléter les QR codes pour faciliter l’identification des équipements ou des espaces.

Ces dispositifs nécessitent néanmoins une gestion adaptée des accès, des droits et des informations affichées.

Passer du constat à l’amélioration continue

Les contrôles qualité constituent un autre domaine dans lequel les outils numériques peuvent apporter une valeur.

Au lieu de conserver des fiches dispersées, les responsables peuvent utiliser des grilles d’évaluation structurées et centraliser les résultats.

Lorsqu’une non-conformité est identifiée, elle peut être documentée, attribuée à un responsable et suivie jusqu’à sa résolution.

Les résultats peuvent également contribuer à identifier les besoins de formation, les pratiques à harmoniser et les améliorations à mettre en œuvre.

« Le contrôle qualité ne doit pas seulement constater les écarts. Il doit aider les équipes à progresser. »

Une maintenance plus réactive et mieux documentée

Dans un hôpital, une clinique ou un EMS, la maintenance concerne un grand nombre d’équipements et d’installations.

Un dysfonctionnement peut perturber l’activité d’un service et nécessiter une intervention rapide.

La gestion numérique des demandes de maintenance peut améliorer la circulation des informations entre les équipes utilisatrices et les services techniques.

Un processus plus structuré

1. Déclarer une anomalie Identifier le problème, l’espace et l’équipement concerné.
2. Qualifier la demande Préciser la nature et le niveau d’urgence.
3. Attribuer l’intervention Orienter la demande vers le service compétent.
4. Tracer la réalisation Documenter l’intervention et son résultat.
5. Analyser l’historique Identifier les incidents récurrents et les besoins de maintenance préventive.

La gestion des équipements peut également intégrer l’inventaire, la localisation, les mouvements, les contrôles périodiques et les documents techniques.

Le numérique rapproche la cuisine, les soins et la diététique

La restauration en EMS, en clinique ou à l’hôpital implique une coordination entre plusieurs métiers.

Les informations relatives aux régimes, textures, allergies, préférences et lieux de consommation doivent être accessibles aux professionnels autorisés.

Un outil numérique partagé peut faciliter cette coordination et réduire les ressaisies.

Le numérique peut également contribuer au suivi de certaines opérations de restauration : contrôles de températures, dates limites, nettoyage des équipements et traçabilité des procédures.

Les outils doivent toutefois s’intégrer aux règles de sécurité alimentaire et aux procédures propres à l’établissement.

Donner davantage de place à la voix des résidants et des patients

La qualité des prestations ne se mesure pas uniquement à travers des indicateurs techniques.

L’expérience des résidants, des patients, des familles et des collaborateurs apporte également des informations précieuses.

Des questionnaires numériques, accessibles depuis une tablette ou un QR code, peuvent faciliter le recueil des avis.

L’accompagnement humain reste indispensable, notamment pour les personnes qui rencontrent des difficultés avec les outils numériques.

Le recours à une tablette ne doit pas exclure les autres moyens de recueillir l’expression des personnes concernées.

Des données opérationnelles pour mieux décider

La digitalisation peut permettre de consolider les informations issues de plusieurs services dans des tableaux de bord.

Les responsables peuvent ainsi suivre certains indicateurs liés aux prestations, à la qualité, aux anomalies et à l’organisation.

La pertinence de ces indicateurs dépend de la qualité des informations enregistrées et de leur interprétation.

Un tableau de bord ne remplace pas les échanges avec les équipes ni l’observation du terrain.

La sécurité et la confidentialité restent prioritaires

La digitalisation des établissements de santé peut impliquer le traitement de données personnelles, parfois particulièrement sensibles.

Les organisations doivent donc définir précisément les informations nécessaires à chaque activité et les droits d’accès des professionnels.

En Suisse, les établissements doivent tenir compte des exigences applicables en matière de protection des données, notamment selon leur statut et leur canton.

Les mesures de sécurité peuvent notamment inclure l’authentification, la gestion des habilitations, la journalisation, les sauvegardes et les procédures de continuité d’activité.

La réussite dépend avant tout de l’adhésion des équipes

Un logiciel peut proposer de nombreuses fonctionnalités sans pour autant être adopté durablement.

Dans les métiers de terrain, la réussite d’un projet dépend notamment de sa simplicité d’utilisation, de la qualité des formations et de l’implication des responsables.

La conduite du changement doit donc être intégrée dès le début du projet.

1. Écouter les collaborateurs Comprendre les contraintes et les pratiques existantes.
2. Définir des objectifs réalistes Identifier les activités à simplifier en priorité.
3. Tester sur le terrain Expérimenter avec les futurs utilisateurs.
4. Former par métier Adapter les supports et les démonstrations aux activités concernées.
5. Accompagner dans la durée Recueillir les retours, corriger les difficultés et faire évoluer les usages.

Vers des établissements mieux connectés et plus coordonnés

Les prochaines étapes de la transformation numérique pourraient renforcer l’interconnexion entre les différents services.

L’objectif ne serait plus seulement de digitaliser chaque activité séparément, mais de faciliter la circulation sécurisée des informations utiles entre les professionnels.

L’intelligence artificielle pourrait également contribuer à certaines fonctions : analyse d’indicateurs, assistance documentaire, détection de tendances ou aide à la planification.

Ces usages nécessitent toutefois une évaluation rigoureuse, particulièrement lorsqu’ils concernent des informations sensibles ou des décisions pouvant affecter les personnes.

Digitalisation des EMS, hôpitaux et cliniques : les questions essentielles

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