Cartographier ses prestations externalisées en 3 étapes
Méthode DNT Lab
Dans de nombreuses organisations – établissements de santé, collectivités, entreprises multisites ou industrielles – les prestations comme la propreté, la maintenance, la sécurité, l’accueil, les déchets ou les espaces verts sont externalisées.
Mais ces prestations, une fois confiées à des prestataires, deviennent parfois floues, fragmentées, difficiles à piloter.
Or, il est impossible de bien gérer ce qu’on ne voit pas clairement.
Chez DNT Lab, nous proposons une méthode simple, en 3 étapes, pour cartographier ses prestations externalisées, retrouver de la lisibilité, préparer une digitalisation ou un pilotage plus précis… même sans outil complexe.
Pourquoi cartographier ses prestations externalisées ?
La cartographie permet de :
- Savoir qui fait quoi, où, quand, comment, et avec quels moyens
- Identifier les zones de recouvrement, de doublon ou de vide
- Distinguer les prestations régulières des interventions ponctuelles
- Éclairer les flux entre prestataires et services internes
- Préparer un contrat multiservice ou un appel d’offres
C’est la base de tout pilotage efficace, et une étape indispensable avant toute digitalisation, mutualisation ou renégociation de contrat.
Étape 1 : Recenser toutes les prestations en place
Commencez par une liste exhaustive, par site ou par bâtiment.
📄 Format simple (tableur ou canevas DNT Lab) :
| Type de prestation | Prestataire | Fréquence | Zones concernées | Responsable interne |
|---|---|---|---|---|
| Nettoyage | XX | Quotidien | Bureaux, sanitaires, accueil | Mme XX (RH) |
| Maintenance ascenseur | XX | Trimestriel | Immeuble A, B, C | M. XX (technique) |
| Dératisation | XX | Annuel | Cuisine, sous-sols | M. XX (FM) |
Conseil : faites un atelier avec les personnes clés (logistique, FM, RH, direction, agents internes). On découvre souvent des contrats “oubliés”.
Étape 2 : Visualiser les zones d’intervention
Appuyez-vous sur un plan du site (ou croquis si nécessaire) pour localiser les prestations.
Coloriez ou codez selon le type de service, la fréquence ou le niveau de criticité.
Objectif : repérer rapidement :
- Les zones mal couvertes
- Les recouvrements de tâches (ex. : deux prestataires dans une même zone sans coordination)
- Les flux sensibles ou critiques (circuits linge, déchets, bio, etc.)
Bonus : ajoutez les interactions entre prestations. Par exemple :
- Le prestataire A de propreté intervient après le prestataire B de désinfection technique.
- Le prestataire C de déchets a besoin d’un badge ou d’un accès géré par un service interne.
Étape 3 : Structurer les flux et les responsabilités
Pour chaque prestation, clarifiez les éléments clés :
- Quoi ? (nature précise de la tâche)
- Qui ? (prestataire, responsable de suivi interne)
- Quand ? (horaires, fréquence, jours spécifiques)
- Comment ? (méthode, équipement, accès, consignes)
- Avec quel suivi ? (fiche de passage, traçabilité, audit)
Exemple de fiche synthétique DNT Lab (modèle fourni) :
| Tâche | Fréquence | Agent/Prestataire | Validation | Suivi actuel | Suggestion d’amélioration |
|---|---|---|---|---|---|
| Désinfection poignées | 3x/jour | Agent propreté | Feuille papier | Aucune traçabilité numérique | Ajouter QR code |
| Vidage déchets | 1x/jour | Spécialiste déchets | Badge + registre | Planning interne | Numériser registre |
Cette étape permet de faire ressortir les fragilités (pas de responsable identifié, pas de suivi, doublon entre internes et prestataires).
Que faire avec cette cartographie ?
- Préparer un plan d’amélioration (traçabilité, mutualisation, pilotage)
- Digitaliser progressivement : identifier les cas d’usage simples à outiller
- Réécrire un cahier des charges clair et complet
- Structurer un reporting ou un tableau de bord multiservices
- Mieux piloter la cohabitation entre prestataires, et impliquer les services internes
Téléchargement : modèle DNT Lab prêt à l’emploi
Nous mettons à disposition un modèle Excel + plan vierge pour vous aider à :
- Recenser toutes vos prestations
- Visualiser les zones sur plan
- Formaliser les responsabilités
En résumé : une méthode simple en 3 étapes
- Lister toutes les prestations externalisées (type, prestataire, fréquence, responsable)
- Visualiser les zones d’intervention sur plan (pour repérer doublons, trous, flux critiques)
- Structurer les flux et responsabilités (qui fait quoi, quand, comment, avec quel suivi)
Ce travail peut être fait en 2 à 3 demi-journées, en atelier terrain, sans logiciel complexe.
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