Les 10 fonctionnalités indispensables d’un logiciel de pilotage pour la propreté ou le FM
À destination des décideurs : grille de lecture claire et neutre
Que vous soyez responsable hygiène, facility manager, chef de site ou directeur multiservices, vous avez probablement entendu parler de nombreux logiciels censés “révolutionner” le pilotage de vos prestations.
Mais dans la réalité du terrain, ce que vous attendez n’est pas un outil miracle, mais un logiciel simple, fiable, mobile, et réellement utile à votre quotidien.
Chez DNT Lab, nous avons comparé de nombreuses solutions utilisées dans la propreté, la maintenance, le FM ou les services externalisés. Voici les 10 fonctionnalités essentielles à connaître avant de choisir.
Planification des prestations et des fréquences
Un bon logiciel doit vous permettre de :
- Planifier les passages (par zone, par tâche, par agent)
- Gérer les fréquences (quotidien, hebdo, mensuel, périodique)
- Visualiser clairement le planning à venir
Pourquoi c’est utile : pour anticiper, équilibrer la charge de travail et éviter les doublons ou les oublis.
Suivi de l’exécution en temps réel (traçabilité)
Chaque prestation effectuée doit pouvoir être :
- Horodatée (heure, agent, zone)
- Validée via un scan (QR code, NFC, badge)
- Affichée dans un tableau de suivi
Pourquoi c’est utile : prouver que c’est fait, renforcer la confiance, réduire les litiges.
Interface mobile pour les agents
Les agents doivent pouvoir :
- Voir leur planning du jour
- Cocher les tâches effectuées
- Signaler un problème ou un oubli
- Travailler hors ligne si besoin
Pourquoi c’est utile : fluidifier le travail terrain sans complexité ni surcharge.
Gestion des demandes et signalements
Un bon outil intègre un module pour :
- Créer une demande d’intervention ou de nettoyage
- Alerter automatiquement l’équipe concernée
- Suivre le traitement et le délai de résolution
Pourquoi c’est utile : améliorer la réactivité et éviter les oublis de dernière minute.
Gestion des stocks, produits ou matériels
Pour la propreté ou la maintenance, le logiciel doit permettre :
- De suivre les consommables utilisés (produits, sacs, matériel)
- De gérer les niveaux de stock et réapprovisionnements
- De lier les produits à des zones, tâches ou agents
Pourquoi c’est utile : éviter les ruptures, limiter le gaspillage, piloter les coûts.
Preuve par image ou commentaire terrain
Les agents peuvent :
- Joindre une photo à une tâche ou un incident
- Ajouter un commentaire libre ou prédéfini
Pourquoi c’est utile : documenter les anomalies, se protéger en cas de litige, objectiver un problème.
Tableaux de bord simples et lisibles
Les responsables doivent accéder à :
- Un tableau de bord par site ou par client
- Des indicateurs clés (tâches effectuées, incidents, retards)
- Des exports Excel/PDF rapides
Pourquoi c’est utile : piloter en temps réel, communiquer avec le client, préparer un audit ou un reporting.
Gestion des profils et des droits d’accès
L’outil doit distinguer :
- Les agents terrain
- Les encadrants de proximité
- Les clients ou occupants (vue limitée)
- Les administrateurs (accès complet)
Pourquoi c’est utile : adapter les vues, éviter les erreurs de manipulation, sécuriser les données.
Historique et archivage automatique
Le logiciel doit conserver :
- L’historique des prestations
- Les incidents traités
- Les mouvements de stock
- Les relevés de présence ou de passage
Pourquoi c’est utile : garantir la traçabilité, prouver votre conformité (ex : EMS, hôpital), analyser sur le long terme.
Interopérabilité avec d’autres outils
Un bon logiciel peut :
- Exporter/importer des données (Excel, PDF, API)
- Se connecter à d’autres systèmes (GMAO, ERP, badgeuse)
- Être utilisé seul ou intégré à un écosystème
Pourquoi c’est utile : ne pas recréer une usine à gaz, rester agile et évolutif.
Bonus : ce qu’un bon logiciel n’a pas besoin de faire
-Multiplier les fonctions gadgets inutilisées
-Imposer une interface complexe aux agents
-Être ultra personnalisé dès le départ (au risque de devenir rigide)
-Être pensé uniquement pour le siège, sans retour terrain
En résumé : 10 fonctions clés à exiger
| Fonction | Pourquoi c’est utile |
|---|---|
| Planification des prestations | Anticiper et structurer le travail |
| Traçabilité terrain | Preuve, transparence, qualité |
| Application mobile agents | Autonomie, simplicité |
| Demandes et alertes | Réactivité |
| Gestion des stocks/produits | Économie, logistique |
| Ajout de photos/commentaires | Contexte, litiges |
| Tableaux de bord clairs | Pilotage simple |
| Droits d’accès différenciés | Sécurité, lisibilité |
| Historique et archivage | Audit, conformité |
| Connexions avec d’autres outils | Flexibilité |
En conclusion : un outil simple, utile, évolutif
Un bon logiciel de pilotage pour la propreté ou le FM ne doit pas vous compliquer la vie.
Il doit vous faire gagner du temps, réduire les conflits, valoriser vos équipes et améliorer la relation client.
Chez DNT Lab, nous testons des outils avec les professionnels du terrain, en conditions réelles. Nous publions des retours d’expérience concrets et aidons à choisir des solutions utiles, pas juste séduisantes.
Vous hésitez entre plusieurs outils ? Vous souhaitez tester un logiciel sans engagement ?
Contactez-nous pour organiser un test terrain ou participer à un retour d’expérience dans nos Mardis des Experts.
